Metodologia

RED GESISO ayuda a la PYME a obtener la certificación de las normas de gestión internacionales (ISO 9001, ISO 14001,...)  mediante la siguiente metodologia:

INICIALMENTE...

• Creación de un equipo de trabajo. Se definen los interlocutores internos y los consultores que van a participar en el estudio y desarrollo del sistema de gestión.
• Diseño y planificación del proyecto de implantación del sistema de gestión en la PYME. Se definen las etapas de implantación, los plazos, recursos, responsables,..... Para llevar a buen término la ejecución del proyecto y garantizar los resultados.
• Diagnóstico inicial para conocer las actividades que realiza la PYME, productos o servicios que se desarrollan, requisitos de clientes y requisitos legales o normativos que afectan a su actividad.

DEFINICIÓN DEL SISTEMA...

• Definición del contexto interno y externo de la PYME (definición del alcance del sistema, evaluación de factores internos y externos e identificación de las partes interesadas de la PYME)
• Desarrollo del mapa de procesos de valor añadido en base a las actividades de la PYME y de la información recopilada en el punto anterior.
• El equipo de trabajo estudia los procesos de valor añadido de la PYME, utilizando el software GESISO para analizar e identificar las etapas, actividades y responsabilidades que se realizan dentro de la empresa, buscando duplicidades, tiempos muertos,... que sean susceptibles de mejora.
• Recopilación y organización de la información relativa a las características propias de la PYME (organigrama, perfiles de puesto de trabajo,..)
• Desarrollo del mapa de procesos personalizado a la actividad de la PYME.
• Recopilación y organización de la información relativa a los recursos propios de la PYME para realizar sus actividades
• Planificación de las actividades de mantenimiento y mejora de los recursos de la PYME (planes de formación, planes de mantenimiento,...)
• Recopilación y organización de la información relativa a los bienes y servicios propios de la PYME (características, controles,...)
• Presentación a la Dirección de la PYME del sistema definido para su aprobación.

IMPLANTACIÓN (Una vez aprobado el sistema definido)...

• La implantación del sistema de gestión se realiza mediante el software GESISO, reflejando en la misma la documentación del sistema y los registros derivados de la gestión diaria (Pautas de control, registros de inspección, Incidencias, Reclamaciones de cliente, mantenimiento de maquinaria, formación de personal .... )
• Formación a cada nivel ejecutivo de cada proceso y procedimiento general aprobado que le afecte.
• Apoyo al personal en el registro de los resultados de sus actividades (controles, mantenimiento,..)
• Formación y apoyo al responsable de calidad en el desarrollo de sus actividades de planificación, control y seguimiento del sistema.

COMPROBACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN...

• Un auditor cualificado realizara una auditoría interna del sistema de gestión en dos fases, una de forma remota sobre el software GESISO y otra in-situ en la empresa. para determinar si la PYME está preparada para pasar correctamente la auditoría inicial de certificación por parte de la Entidad acreditada de Certificación. Los resultados de la auditoria se plasmaran en el software GESISO.
• Presencia del consultor que ha realizado el desarrollo e implantación del sistema en la auditoria inicial de certificación.
• Plan de acciones correctivas derivadas de las desviaciones detectadas en la auditoria de certificación

Todas las actividades expuestas se desarrollarán conjuntamente con los órganos directivos y ejecutivos que correspondan y deberán contar con la aprobación de la Dirección de la PYME.

Todos los documentos y el sistema se desarrollarán y gestionarán en el software GESISO, evitando en todo momento los documentos en soporte papel innecesarios.

Las actividades a realizar se planificarán con la PYME y se desarrollarán mediante visitas presenciales o reuniones online.

¿Cuándo se tarda en obtener la certificación ISO 9001 ...

 Depende de varios factores:

• Complejidad de los procesos y de los bienes y servicios desarrollados
• El tamaño de la PYME y su complejidad organizativa
• El liderazgo de la Dirección de la PYME en el desarrollo del sistema
• La implicación de todos los niveles de la PYME en la implantación del sistema

Hay que tener en cuenta también que las Entidades acreditadas de Certificación exigen como mínimo tres meses de antigüedad de registros que evidencien la implantación del sistema, por lo que los tres meses es el plazo mínimo.

Por nuestra experiencia el tiempo hasta obtener la certificación puede oscilar entre 3 y 9 meses.

Este tiempo se puede reducir mediante la gestión externa del sistema (outsourcing). RED GESISO pone a disposición de la PYME a  una persona altamente cualificada que le representa como responsable de calidad externo y que defenderá el Sistema de Gestión ante las Entidades de Certificación y mantendrá el sistema correctamente actualizado.

... y cuanto me cuesta?

Con respecto a los costes habitualmente influyen los mismo factores enumerados anteriormente. podemos poner tres tipos de caso:

1.- No quiero hacer nada. Que me lo den todo hecho.

En este caso es necesaria una entrevista con la PYME para realizar un presupuesto personalizado, ya que en este caso habrá mucho tiempo de desarrollo del sistema y de dedicación del consultor.

2.- Dispongo de una persona para gestionar el sistema y quiero que lo aprenda, domine y lo mantenga al día.

En este caso nuestra metodología le va a permitir reducir el coste de una manera importante con la conjunción de los siguientes elementos:

• Software GESISO básico o avanzado. Puede empezar con el software de ISO 9001 básico para ahorrar costes iniciales y posteriormente migrar al software GESISO 9001 avanzado
• Consultoría presencial. Para el desarrollo del mapa de procesos y opcionalmente algunas visitas periódicas en la implantación. Entre 5 y 15 horas.
• Consultoría online. El tiempo en este caso va a depender de la utilización por parte de su responsable del sistema del material didáctico y la ejecución del plan de implantación. Entre 15 y 30 horas
• Auditoria interna presencial y/o online. Por lo menos la de precertificación es mejor hacerla presencial.
• Presencia del consultor en la auditoría de certificación

Con estos elementos el coste puede oscilar entre aproximadamente 1.500 € con el software básico, menos horas de consultoría (5+15), auditoría remota y sin presencia del consultor en la auditoría y los 4.100 € con el software avanzado, más horas de consultoría (15+30), auditoria presencial y con presencia del consultor en la auditoría

3.- Dispongo de una persona para gestionar el sistema pero no puede dedicar al sistema mucho tiempo de su jornada laboral.

En este caso tiene dos opciones interesantes:

Producto Implantación ISO 9001 online. 1.995 €. Su responsable de calidad se puede apoyar en más consultoría online de la incluida en el producto implantación ISO 9001 online a 40 € la hora. Si quiere auditoria presencial o presencia del consultor en la auditoría de certificación habría que añadir 450 €.

Producto Implantación ISO 9001 online. 1.995 € hasta la certificación del sistema y posteriormente contratar la Externalización ISO 9001 con un coste de 250 € mensuales que le garantizaría la correcta gestión del sistema una vez certificado.